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[转载]随手将纸本文件数码化的关键利器
2012/11/29 09:15
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日常工作时,若未能将许多纸本资料与文件数码化管理、保存,是很可惜的,现在,我们可以利用桌上型的扫描设备,让数码化流程更方便 

数码信息发达的今日,我们日常工作时,仍会收集到许多纸本资料与文件,若能将这些信息全部数码化管理、保存,可以让你比其它人更快掌握住重要的情报。过去,未能做好个人文件数码化,可能是因为不能很方便地随手处理这些信息;现在,我们可以利用桌上型的A4馈纸式扫描设备,让数码化流程更方便。 

简单地说,经过扫描仪所撷取的数码化内容,直接配合光学文字辨识软件,早就能够让文件中的文字被利用,例如只要利用桌面查找软件,就能够迅速找到相关内容的文件,而搭配随扫描仪所附的管理软件,则可以进一步加强这些电子文件的管理与应用。此外,我们也进一步介绍扫描仪应用自动化整合的创新做法,让数码化的工作可以在你的桌面一次搞定。
 


随著科技的演进,将文件数码化一直都是大家讨论的议题,许多企业也不断改善内部的流程,减少使用纸类文件,例如将窗体文件电子化,并且整合后端的文件管理系统,将文件信息建立索引,提供信息内容管理的功能,让文件可以分享共享、版本控管、文件查找、权限控制,有效提供内部人员使用。 

但有些文件并不能透过上述的方式数码化,例如研讨会讲义、展场取得的DM,报章杂志与书籍中所获得的信息,因此我们必须靠扫描仪来将文件数码化。扫描仪已经是发展相当成熟的设备,特别是搭配应用软件之后,让文件数码化的步骤与流程,能够相当方便地使用,象是自动馈纸的方式,让扫描工作不须要每扫描一页就要打开上盖一次,而扫描的内容也不再只是影像档,能够直接以光学文字辨识的方式,储存成可以查找内容的档案格式。 

但是,在一般生活应用中,为什么我们没有办法将这些信息也做到数码化呢?相信多数人都有不同的答案。 

例如,当你参加完一天的研讨会,拿到许多说明文件与资料,以及一叠厚厚的讲义,这些信息如果不是立即会用到,由于具有参考价值,丢之可惜,通常我们会希望保存下来,以便日后可以查询利用,时间久了,获得的资料越来越多,各种场合保留下来的文件,以及从报纸、杂志、书籍中所获得的信息,经过不断地信息收集后,我们可能偶尔会想将文件数码化,但是,因为没有立即的数码化的需求,数码化这些资料又需要时间,所以我们仍习惯以纸本方式来保存。 

又或者是,当你在逛完Computex计算机应用展之后,手中提袋已经装满了各式在摊位中所收集的信息,象是产品DM、相关厂商的讲义与文件,以及与厂商交换的名片。在回到公司后,你可能会需要花些时间,来整理这些零散的信息,将这些有用的文件分门别类的归档保存,既然如此,如果在整理的同时,就直接进行文件数码化的动作,是不是比较容易呢? 

文件数码化的关键是,能否便利且即时地处理 
在文件数码化的过程中,如果能够在整理的同时,利用桌上型的扫描仪设备,随手将多份文件扫描成电子档案,相信这样的方式,可以提升我们对于文件数码化的动力 

加强个人文件数码化管理的观念 
文件数码化并不只在于保存、管理,还要让文件能够方便地被找到,甚至是内容中的文字,可以很快的被撷取出 

数码化后,内容中的文字若是可以利用,才有价值 
文件数码化,不只是利用扫描仪将文件变成电子档案,也需要进一步管理才能够有效的被运用,否则就和堆积已久的文件一样失去功能 

如何妥善运用文件数码化的利器 
桌上型扫描仪提供便利的使用方式与辅助功能,让我们能够快速将文件扫描成数码档案 

个人纸本文件快速数码化的诀窍 
利用扫描仪随机所附的管理软件,协助数码信息在使用与整理上能更方便,此外,还可以搭配文字辨识OCR功能,让文件查找更便利 

扫描设备的应用发展趋势 
新的扫描应用方向,包含:轻巧的扫描设备,让使用限制不限于办公桌前;搭配云端运用,能够随处查找资料;搭配小型服务器平台,让信息能够适用于更多人员
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